Informativa sul trattamento dei dati personali ex art. 13 del Regolamento UE 2016/679

Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “Regolamento Privacy” o “GDPR”), la Società XMetaReal Italia Srl rilascia la presente informativa relativa al trattamento dei dati personali, in occasione del Metaverse Generation Summit 2023 (di seguito anche “Summit” o “evento”).

1. Titolare e Responsabile del trattamento

Il “Titolare del trattamento” è la Società XMetaReal Italia Srl, con Sede legale in Via Mascheroni n. 14 – Milano e Sede operativa in Via Cassala n. 57 – Milano, nella persona del legale rappresentante pro tempore domiciliato presso la sede della Società (di seguito il “Titolare”).

Il Titolare può nominare altri soggetti “Responsabili del trattamento” (di seguito i “Responsabili”), nonché Incaricati autorizzati a compiere operazioni di trattamento.

Ai sensi dell’art. 37 del GDPR, la Società ha nominato il “Responsabile per la Protezione dei Dati” (di seguito “Data Protection Officer – “DPO”), nella persona del Dott. Cosimo Calabrese.

Potrete contattare il Titolare ed il DPO al seguente recapito e-mail: privacy@xmetareal.com.

2. Tipologia di dati trattati

La Società può raccogliere e trattare dati riferiti ai partecipanti all’evento; si tratta di dati personali comuni, quali: dati identificativi, dati di contatto (numero telefonico e indirizzo di posta elettronica), dati riferiti all’attività lavorativa (azienda, sede, ruolo, esperienze professionali). Si tratta di dati forniti direttamente dall’interessato.

Inoltre, potranno essere registrate immagini o audio/video dei partecipanti all’evento, live o attraverso la piattaforma Metaverso.

Non saranno raccolti e trattati dati di categoria particolare.

La partecipazione all’evento in collegamento con la piattaforma Metaverso, consentirà all’interessato di inserire facoltativamente altre informazioni personali quali ad esempio: fotografia e indirizzo di posta elettronica, che saranno immediatamente visibili a tutti i partecipanti. Non sarà possibile comunicare dati riferiti ad altre persone, che il Titolare del trattamento non raccoglie e registra.

3. Finalità del trattamento dati

Il trattamento sarà effettuato, in primo luogo, per il perseguimento della finalità di partecipazione all’evento Metaverse Generation Summit 2023. Si tratta di attività amministrative e di gestione correlate, quali la gestione delle iscrizioni all’evento, l’attivazione della sessione mediante apposito link e l’invio ai partecipanti di comunicazioni relative all’evento o immediatamente successive allo stesso.

In conformità all’art. 6 del GDPR, la base giuridica del trattamento è l’adempimento delle prestazioni e dei servizi richiesti dall’interessato (par. 1 lett. b)).

Gli stessi dati potranno essere trattati per l’invito a partecipare alle successive edizioni del “Metaverse Generation Summit”.

In conformità all’art. 6 del GDPR, la base giuridica del trattamento è costituita dall’interesse legittimo di XMetaReal Italia Srl di sviluppare una relazione con i partecipanti all’evento, per consentirgli di proseguire nella loro esperienza di conoscenza del Metaverso (par. 1 lett. f)).

4. Natura del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto

Il conferimento dei dati per la partecipazione all’evento ha natura obbligatoria; infatti, il mancato conferimento dei dati comporterebbe l’impossibilità di partecipare all’evento, per il quale è necessaria un’iscrizione e durante il quale saranno effettuare riprese audio/video.

5. Modalità del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati avviene per mezzo di personale espressamente incaricato dal Titolare e debitamente formato in materia di trattamento di dati, anche tramite l’ausilio di strumenti elettronici o, comunque, automatizzati, informatici e telematici, ed in ogni caso con logiche strettamente correlate alle finalità sopra menzionate, al fine di garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati.

Durante lo svolgimento dell’evento, coloro che parteciperanno in collegamento con la piattaforma Metaverso, potranno verificare in tempo reale i dati degli altri partecipanti:

• nome e cognome, azienda di appartenenza e ruolo: inseriti dall’organizzatore;
• altri eventuali dati personali: inseriti volontariamente dai partecipanti e comunque collegati con il tema dell’evento e la propria attività lavorativa.

La Società tratta i dati nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, esattezza, integrità e non eccedenza, pertinenza e necessità rispetto alle finalità perseguite, garantendo la tutela della riservatezza e dei diritti dei Terzi.

6. Conservazione dei dati

I dati saranno trattati per il periodo necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti:

1. i dati personali connessi alla piattaforma utilizzata saranno trasmessi in modalità live, diretta; tali dati personali non saranno pertanto conservati oltre il termine della sessione dell’evento (dati relativi al login);
2. i dati raccolti per l’iscrizione all’evento, saranno conservati per il periodo di 24 mesi dal termine dello stesso, anche al fine di consentire all’Organizzazione il trattamento diretto all’invito ad un nuovo evento;
3. I dati riferiti alle immagini e gli audio/video saranno conservati a tempo indeterminato, all’interno del materiale raccolto durante l’evento.

7. Destinatari dei dati e trasferimento verso paesi terzi

Al fine di adempiere a specifici obblighi di legge o per ragioni strettamente funzionali all’organizzazione e gestione dell’evento e dalla Community, i dati potranno essere comunicati ai seguenti destinatari: fornitori di servizi, anche informatici e tecnologici; consulenti e liberi professionisti in materia legale, tributaria e commerciale; autorità di polizia o giudiziaria.

La comunicazione dei dati dei Terzi ai soggetti sopra citati avverrà nel rispetto dei livelli di protezione e tutela dei diritti dell’interessato previsti dal Regolamento Privacy.

I dati saranno trattati all’interno dell’UE.

8. Diritti dell’Interessato

Come previsto dall’art. 13 del Regolamento Privacy UE 2016/679, Lei in ogni momento potrà:

• chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
• opporsi al trattamento dei Suoi dati personali;
• esercitare il diritto alla portabilità dei dati;
• proporre reclamo a un’autorità di controllo.

I diritti sopra descritti possono essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare del trattamento ai recapiti di cui al paragrafo 1.

9. Liberatoria all’utilizzo delle registrazioni audio/video

Con la partecipazione all’evento, l’iscritto:

Autorizza XMetaReal Italia S.r.l. o i suoi avente causa ad utilizzare la registrazione effettuata a mezzo telecamera della mia immagine, delle immagini fotografiche e della mia voce, anche se del caso mediante riduzioni od adattamenti.

Autorizza la pubblicazione, la distribuzione e la messa in onda su internet/Intranet/Metaverso ed in ogni altro possibile e nuovo mezzo di comunicazione tramite pellicola, nastro, e supporti digitali e non, presenti e futuri.

Prende atto che XMetaReal Italia Srl potrà utilizzare, a propria discrezione, le riprese video e le registrazioni audio per promozione, nonché mediante la pubblicazione su qualunque altro materiale divulgativo dell’iniziativa.

Cede a XMetaReal Italia Srl in via esclusiva e definitiva, tutti i diritti relativi al video e alle immagini fotografiche e alla voce senza alcuna limitazione di spazio o tempo, per la loro utilizzazione in qualsivoglia forma e tramite qualunque mezzo, per i fini connessi alla divulgazione dell’attività di XMetaReal Italia Srl su ogni mezzo di comunicazione.

Dichiara che non avrà nulla a pretendere da XMetaReal Italia Srl e/o dei suoi aventi causa, a nessun titolo e per nessuna ragione, a fronte dell’utilizzo, da parte della stessa Società e/o dei suoi aventi causa e/o società collegate dell’immagine e della voce.

10. Modifica dell’informativa sul trattamento dei dati personali

Il Titolare si riserva il diritto di modificare, aggiornare, aggiungere o rimuovere parti della presente informativa sulla privacy a propria discrezione e in qualsiasi momento. Al fine di facilitare tale verifica l’informativa conterrà l’indicazione della data di aggiornamento.

Revisione 01

Data di aggiornamento: 9 marzo 2023